Совещания помогают организовать сотрудников и настроиться на работу. Правильный ритм делает работу более эффективной.  

Благодаря совещаниям мы можем внедрить и отрабатывать Цикл Деминга. Это четыре действия, которые мы совершаем:

Планируем * Действуем * Проверяем * Корректируем и выполняем с результатом корректировки

Из них Планирование и Корректировку мы реализуем именно на совещании.

Руководитель отдела продаж не может физически контролировать всю переписку, переговоры менеджеров с клиентами, особенно в крупном отеле с большим отделом продаж. При этом задача РОПа - быть в курсе всех сделок и переговоров по сделкам. Есть ситуации, когда менеджер может не увидеть перспективы взаимодействия с клиентом, а вмешательство РОПа поможет избежать упущенной выгоды. 

Именно для этого необходимы совещания, когда каждый менеджер информирует руководителя отдела продаж о планах и результатах работы. 

Если в отеле нет руководителя отдела продаж, возможно, эту функцию возьмет на себя руководитель отеля.

На совещаниях отдела продаж каждый видит не только результаты своего труда, но и общую картину работы отдела в целом. 

В отделе продаж всегда присутствует конкуренция среди сотрудников. Когда мы наглядно демонстрируем результаты каждого члена команды, это мотивирует работать лучше. Продавцы - азартные люди.

Без мотивации очень сложно работать. Поддерживать ее самостоятельно на одном и том же уровне очень сложно. Используйте различные бонусы при достижении KPI, говорите об этом на совещании, помогайте сотрудникам быть в  ресурсном состоянии!

Готовиться к совещанию должны как сотрудники отдела продаж, так и РОП, иначе не получится обсудить запланированные вопросы и уложиться в тайминг.

Чем более сконцентрировано будет внимание сотрудников на совещании, тем эффективнее и короче оно будет.

Совещание – это не место выяснения отношений или обвинений.  

При регулярности вырабатывается привычка, которая задает определенный ритм, иначе совещания теряют смысл.

Выводы, к которым пришли на совещании, надо обязательно зафиксировать и затем контролировать результаты.

Планерки необходимо проводить ежедневно и строго по таймингу.  Если в отделе продаж два человека, то планерка занимает не более 10 минут. В крупных подразделениях максимальное время на проведение совещаний данного вида - 40 минут. Для соблюдения тайминга планерки требуют подготовки и контроля за использованием времени.

Виды планерок:

• Утренние

Ежедневные утренние планерки задают ритм, включение, настраивают на продуктивный день. Утром мы ставим задачи на день. РОП ставит задачи   сотрудникам, а каждый сотрудник, в свою очередь, сообщает о планах на день (включая встречи, звонки, рассылку коммерческих предложений). 
РОП может скорректировать планы менеджера. Например, увидев в CRM незакрытые задачи, он может попросить менеджера посвятить им этот день.

• Вечерние

Подводим итоги дня. Каждый менеджер отчитывается, сколько звонков он сделал, какие звонки у него результативные (отправка коммерческого предложения, назначение встречи, продажа), сколько запросов поступило (при реактивных продажах). Здесь же обсуждаем возражения клиента и его ответ на предложение менеджера. 

На вечерней планерке также обсуждаем важные вопросы относительно ключевых клиентов.

Кроме того, в течение дня РОП может выделять около 15 минут на встречу с каждым сотрудником по вопросам его сегмента либо его работы.
Также РОП определяет время, когда к нему можно подойти и обсудить какие-то детали работы. Например, уточнить нюансы по тарифам, подписать бумаги. Важно, чтобы на эти вопросы выделялось точное время, чтобы они не «растягивались» на весь день и не отвлекали менеджеров от продаж.

Еженедельное совещание по доходам проводится с целью анализа прогнозируемых показателей на текущий месяц и на два месяца вперед. На совещании мы анализируем выполнение плана по основным гостиничным показателям, структуру выручки по сегментам, динамику развития клиентской базы, а также обсуждаем меры, которые необходимо принять для получения стойких экономических показателей.  

Благодаря еженедельным прогнозным совещаниям сотрудники вовлечены в процесс получения прибыли и в аналитическую работу. На совещании мы «соединяем» их работу по холодным звонкам с цифрами в Бюджетном плане, которых необходимо достичь.

Правила эффективного прогнозного совещания:

•  Подводим итоги недели по выполнению KPI

Проводит РОП в течение 5 минут. Озвучивает статус исполнения Бюджетного плана на месяц по общим цифрам.

Менеджеры по корпоративному сегменту, туристическому сегменту, по продаже мероприятий, менеджер по бронированию. Менеджеры озвучивают, как за неделю изменились показатели (общий доход, количество броней, аннуляций, загрузка номерного фонда: план/факт). Цель - выяснить причины роста и падения в сегменте, принять меры по увеличению запросов от клиентов. На основании полученной информации РОП и генеральный директор дают необходимые распоряжения. Время - 30 минут.

Если вы отменяете совещание, то сбивается рабочий ритм. Кроме того, в глазах сотрудников совещание, которое проходит нерегулярно, теряет свою важность.

Особенно тщательно надо готовиться к еженедельному совещанию по доходам. Смотреть в CRM ключевые цифры по отделу во время совещания – значит, прийти на совещание неподготовленным.

Так происходит, если по итогам совещания задачи не фиксируются и не проводится контроль над их выполнением.

Правило: хвалим прилюдно, выговор выносим наедине. Нельзя демотивировать сотрудника. Задача совещания – настроиться на работу.

Допустим спокойный, деловой, размеренный, оптимистичный фон совещания. Работа менеджеров по продажам эмоционально сложная, поэтому стрессы здесь неуместны.